Charte d'usage de l'IA pour une TPE : modèle à copier

Dans une très petite entreprise, chacun utilise l'IA à sa façon : l'un pour les mails, l'autre pour les devis, un troisième pour les notes de réunion. Sans règle écrite, personne ne sait quelles données sont permises ni qui relit. Une charte d'usage d'une page règle ces points. Elle se rédige en une heure, et se révise une fois par an. La trame ci-dessous est à copier, puis à adapter à votre activité.

Pourquoi une page écrite

La CNIL recommande de former les utilisateurs, de les sensibiliser aux usages autorisés et interdits, et de fixer ces usages dans une charte interne. Elle rappelle aussi que l'organisme utilisateur engage sa responsabilité légale en cas de mauvaise utilisation par son personnel. Une règle écrite protège donc l'entreprise autant que ceux qui l'utilisent.

La trame à copier

Copiez le bloc suivant dans un document partagé, puis remplissez les crochets.

CHARTE D'USAGE DE L'IA — [NOM DE L'ENTREPRISE]
Version du [JJ/MM/AAAA] — révisée chaque année, le [JJ/MM/AAAA]
Responsable de la charte : [NOM ET FONCTION]

1. Outils autorisés
   - [OUTIL 1] pour [USAGE PRÉCIS]
   - [OUTIL 2] pour [USAGE PRÉCIS]
   Tout autre outil doit être validé par [PERSONNE] avant usage.

2. Données interdites dans les outils
   - aucun nom, coordonnée, adresse ou numéro de client ;
   - aucun dossier, CV ou information sur un salarié ou un candidat ;
   - aucune information confidentielle de l'entreprise (prix non publiés, contrats, mots de passe).
   On remplace par des marqueurs : [CLIENT], [COMMANDE], [SALARIÉ].

3. Relecture obligatoire
   Toute sortie d'IA est relue par la personne qui la diffuse. Les chiffres, dates
   et engagements sont vérifiés contre la source de l'entreprise.

4. Ce que l'IA ne décide jamais
   Recrutement, licenciement, sanction, prix, remise, réponse à un litige,
   choix fiscal ou juridique. Ces décisions restent à [PERSONNE].

5. Mentions au public
   Un contenu généré par IA et publié (texte, image, vidéo) est signalé comme tel.
   Aucun avis client n'est rédigé ni publié par l'IA.

6. Formation et questions
   Chaque personne qui utilise un outil a lu cette charte. Questions à [CONTACT].

Les cinq rubriques, expliquées

Outils autorisés. Nommez l'outil et la tâche. « Assistant d'IA pour mettre en forme les fiches produit » est une règle ; « utiliser l'IA » ne l'est pas.

Données interdites. C'est la rubrique la plus importante. Donnez des exemples concrets, car chacun pense qu'un prénom n'est pas une donnée personnelle. Le marqueur [CLIENT] est la solution simple.

Relecture. Dites qui relit. Une règle sans personne désignée n'est appliquée par personne.

Décisions réservées. Listez ce que l'IA ne décide pas. Le recrutement et les réponses aux litiges figurent presque toujours sur cette liste. La page recrutement explique pourquoi.

Mentions au public. La règle sur la signalisation des contenus générés et la règle sur les avis doivent être reprises telles quelles. Pour les avis, les textes officiels sont à lire sur la source de la DGCCRF, que cette page n'a pas pu consulter.

Méthode pour l'adopter

1. Rédiger la trame avec la personne qui valide.
2. Lire la charte à l'équipe pendant dix minutes, avec deux exemples de données interdites.
3. Demander à chacun de répondre par écrit : « je sais ce que je n'ai pas le droit de saisir ».
4. Réviser la charte après trois mois d'usage, puis chaque année.

Liste de vérification

• Les outils autorisés sont nommés, avec leur usage.
• Les données interdites ont des exemples concrets.
• Une personne est désignée pour la relecture.
• Les décisions réservées sont listées.
• La date de version et la date de révision sont renseignées.

Ce qui reste à vous

Le contenu final de la charte, les sanctions en cas de manquement et le choix des outils relèvent du dirigeant. La charte ne remplace pas un conseil juridique. Pour les données, la page RGPD détaille ce qui doit figurer dans le registre. Pour les limites à inscrire, voir la page limites de l'IA en TPE, et pour commencer les usages, la page premiers usages.